Zgłaszanie naruszeń – Sygnaliści

Tegata Biuro Rachunkowe sp. z o.o. zapewnia możliwość bezpiecznego i poufnego zgłaszania informacji o naruszeniach prawa uzyskanych w kontekście związanym z pracą lub współpracą ze Spółką.

Zgłoszenia są przyjmowane i rozpatrywane zgodnie z obowiązującą w Tegata Biuro Rachunkowe sp. z o.o. Procedurą Zgłoszeń Wewnętrznych (Sygnaliści).

Kto może dokonać zgłoszenia?

Zgłoszenia może dokonać osoba, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w związku z wykonywaniem pracy, świadczeniem usług lub inną formą współpracy z Tegata Biuro Rachunkowe sp. z o.o.

Dotyczy to w szczególności:

• pracowników i byłych pracowników,
• osób świadczących pracę lub usługi na podstawie umów cywilnoprawnych, w tym w ramach współpracy B2B,
• przedsiębiorców współpracujących ze Spółką,
• stażystów, praktykantów i wolontariuszy,
• wspólników,
• osób ubiegających się o pracę lub współpracę, jeżeli informację o naruszeniu uzyskały w toku rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Zakres osób objętych procedurą został określony również dla osób zatrudnionych na innych podstawach niż umowa o pracę oraz kandydatów do pracy.

Czego może dotyczyć zgłoszenie?

Zgłoszenie może dotyczyć rzeczywistego lub potencjalnego naruszenia prawa, w szczególności w zakresie:

• przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML/CFT),
• ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji,
• obowiązków podatkowych, KSeF oraz schematów podatkowych MDR,
• praw pracowniczych i przepisów BHP,
• korupcji,
• zamówień publicznych,
• ochrony konsumentów.

Zakres zgłoszeń wynika z obowiązującej w Spółce Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych.

Jak dokonać zgłoszenia?

Zgłoszenia wewnętrznego można dokonać za pomocą jednego z poniższych kanałów:

1. Elektronicznie

na dedykowany adres e-mail:

sygnalista@tegata.pl

Dostęp do skrzynki posiadają wyłącznie osoby upoważnione do obsługi zgłoszeń.

2. Pisemnie

na adres:

Tegata Biuro Rachunkowe sp. z o.o.
ul. Rzemieślnicza 7
81-855 Sopot

Zgłoszenie należy umieścić w zamkniętej kopercie z dopiskiem:

„Sygnalista – do rąk własnych Zarządu, nie otwierać”

3. Podczas bezpośredniego spotkania

Na wniosek osoby zgłaszającej możliwe jest dokonanie zgłoszenia podczas bezpośredniego spotkania z upoważnionym członkiem Zarządu.

Spotkanie zostanie zorganizowane w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku.

Jakie informacje powinno zawierać zgłoszenie?

W celu umożliwienia sprawnego rozpatrzenia sprawy zgłoszenie powinno, w miarę możliwości, zawierać:

• opis naruszenia lub nieprawidłowości,
• wskazanie osoby lub osób, których zgłoszenie dotyczy,
• miejsce i czas wystąpienia zdarzenia,
• informacje pozwalające na zweryfikowanie zgłoszenia,
• informacje o posiadanych dowodach lub dokumentach związanych ze sprawą,
• dane kontaktowe umożliwiające przekazanie potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia oraz informacji zwrotnej.

Osoba zgłaszająca może również wskazać, że oczekuje zorganizowania bezpośredniego spotkania. Formularz zgłoszenia stanowiący załącznik do procedury obejmuje właśnie te informacje.

Zgłoszenia anonimowe

Tegata Biuro Rachunkowe sp. z o.o. co do zasady nie rozpatruje zgłoszeń anonimowych.

W szczególnych przypadkach zgłoszenie anonimowe może jednak zostać poddane weryfikacji, w szczególności jeżeli jego treść wskazuje na możliwość wystąpienia:

• przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
• przestępstwa skarbowego,
• rażącego naruszenia praw pracowniczych, w tym mobbingu lub dyskryminacji.

W pozostałych przypadkach decyzja o podjęciu działań na podstawie zgłoszenia anonimowego należy do Spółki.

Co dzieje się po dokonaniu zgłoszenia?

Każde zgłoszenie podlegające procedurze jest rejestrowane i weryfikowane przez osoby upoważnione.

Osoba zgłaszająca otrzyma potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, o ile podała adres umożliwiający kontakt.

Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego osoba zgłaszająca otrzyma informację zwrotną dotyczącą podjętych lub planowanych działań następczych, nie później niż w terminie 3 miesięcy przewidzianym w Procedurze.

Zgłoszenia obsługuje Zarząd Tegata Biuro Rachunkowe sp. z o.o.

Jeżeli zgłoszenie dotyczy bezpośrednio członka Zarządu, postępowanie wyjaśniające prowadzi niezależny podmiot zewnętrzny wyznaczony zgodnie z obowiązującą Procedurą Zgłoszeń Wewnętrznych.

Poufność i ochrona osoby zgłaszającej

Informacje dotyczące tożsamości osoby zgłaszającej są objęte ścisłą ochroną i mogą być dostępne wyłącznie dla osób upoważnionych do przyjmowania, weryfikowania i rozpatrywania zgłoszeń.

Osoby uczestniczące w obsłudze zgłoszenia są zobowiązane do zachowania poufności.

Tegata Biuro Rachunkowe sp. z o.o. stosuje zakaz podejmowania działań odwetowych, prób ich podejmowania oraz gróźb ich zastosowania wobec Sygnalisty, a także wobec osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych z Sygnalistą.

Zgłoszenia zewnętrzne

Osoba posiadająca informację o naruszeniu prawa może również dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo właściwego organu publicznego, bez konieczności wcześniejszego dokonania zgłoszenia wewnętrznego w Tegata Biuro Rachunkowe sp. z o.o.

Ochrona danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń jest:

Tegata Biuro Rachunkowe sp. z o.o.
ul. Rzemieślnicza 7
81-855 Sopot
e-mail: biuro@tegata.pl

Dane osobowe oraz informacje związane ze zgłoszeniem są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia, jego weryfikacji, przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz podjęcia odpowiednich działań następczych.

Dostęp do danych posiadają wyłącznie osoby posiadające stosowne upoważnienia i zobowiązane do zachowania poufności.

Dane i informacje znajdujące się w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych przechowywane są przez okres określony w obowiązującej Procedurze Zgłoszeń Wewnętrznych i przepisach prawa. Twoja procedura przewiduje okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono postępowanie wyjaśniające lub zgłoszenie przeznaczono do archiwizacji.

ZGŁOŚ NARUSZENIE

sygnalista@tegata.pl